Smart office : les limites et enjeux du tout digital
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Digital workplace, bureau connecté, smart office… le bureau fait sa mue et se réinvente en mode numérique. Des changements destinés à une meilleure expérience collaborateur qui impliquent de la part des entreprises de relever de nombreux défis
Vous avez dit Smart office ?
Le smart office se définit comme un bureau intelligent. Concrètement, il désigne un environnement de travail qui s’appuie sur la donnée pour faciliter le quotidien des collaborateurs.
« Les entreprises cherchent aujourd’hui à concevoir des bâtiments intelligents, avec des espaces hybrides et des outils performants qui facilitent la vie et le quotidien des collaborateurs » explique Diane de Pompignan, directrice conseil de Colliers International qui accompagne les entreprises dans leur projet immobilier et la conception de leurs espaces de travail.
Désormais, fini les heures passées en quête d’une salle de réunion, à faire la queue à la cantine, où à chercher une place de parking, l’information est accessible en temps réel. Travailler de manière plus intelligente, plus efficace, plus rapide, tels sont les bénéfices du bureau connecté.
Une réalité qu’illustre l’immeuble The Edge à Amsterdam, le siège social de Deloitte. Un bâtiment de 40 000 m2 équipé des dernières innovations en matière de technologie de l’information et de développement durable. Dans ce bureau du futur, une application smartphone joue le rôle d’interface entre ses utilisateurs et le bâtiment.
Les véhicules sont reconnus dès leur approche de l’immeuble et redirigés vers une place de parking disponible. Les espaces de travail sont alloués en fonction des besoins de ses occupants : bureau assis, bureau debout, salle de réunion… Éclairage et température, enfin, sont adaptés en fonction des préférences des utilisateurs. De quoi donner envie de se rendre au bureau !
Smart office, data et sécurité des données
Au cœur du système, l’exploitation de la data. Le bureau connecté s’appuie en effet sur les habitudes des utilisateurs dans le but de leur faciliter la vie. Les immeubles sont ainsi équipés de capteurs qui enregistrent le nombre de personnes présentes, le temps passé dans chaque salle ou le taux de vacances des postes de travail.
Des données utilisées au service du bien-être des salariés… Qui peuvent faire craindre une surveillance systématique. Une question suivie de près par le droit français qui encadre strictement ces dispositifs. Avec un principe : la transparence. Les instances représentatives du personnel doivent être consultées. Le salarié quant à lui doit être informé de la mise en place de ces dispositifs.
Si les bénéfices sont nombreux, ils ne doivent pas faire oublier l’enjeu de la cybersécurité, quand on sait que le nombre moyen de cyberattaques par entreprise s’est élevé à 42 par mois en 2021. Une hausse de 13% par rapport à 2020.
La sécurité et la protection des données constituent à ce titre une priorité pour 92 % des décideurs selon l’étude MARKESS Exaegis.
Smart office et surcharge informationnelle
Le bureau intelligent améliore significativement l’expérience collaborateur et constitue un vecteur d’attraction des talents. Mais l’adoption des outils technologiques par les collaborateurs reste un enjeu de taille. Quand les plus jeunes souhaitent répliquer les usages qu’ils font des nouvelles technologies à titre privé, les moins agiles peuvent se retrouver déboussolés face à des usages qu’ils maîtrisent mal.
Dans le cadre de son baromètre annuel, Lecko en partenariat avec l’Institut Yougov a réalisé une enquête visant à sonder les salariés sur la transformation digitale des entreprises. Il en ressort que tous les collaborateurs n’ont pas réussi à s’adapter à ces changements. 69% des répondants ont observé un changement de pratiques de travail dans leur équipe depuis la crise sanitaire. Parmi eux, 59,5% ont trouvé ce changement positif et 40,5% ce changement négatif.
“Nous ne sommes pas tous égaux dans notre faculté à nous adapter à un nouveau contexte de collaboration. Plus le changement est brutal, plus les disparités sont criantes”, commente Arnaud Rayrole, directeur général et cofondateur de Lecko.
Charge, dès lors, aux entreprises de veiller à permettre la montée en compétences de ceux qui en ont le plus besoin
Smart office et fracture numérique
Dans sa dernière étude, Colliers international pointe la fracture numérique comme le défi majeur. Pour Diane de Pompignan “Le vrai enjeu, c’est de rendre toutes ces avancées accessibles à tous. Le monde de demain et ses bureaux connectés nécessitent un accès à la 5G. Et le plan de déploiement français qui devait se terminer en 2022 a pris du retard ».
Un constat qui va dans le sens d’une étude de la Banque des territoires sur les Français et l’inclusion numérique réalisée en 2020. Les personnes qui n’ont pas accès à internet à leur domicile l’expliquent pour plus d’une personne sur dix, comme lié au fait d’habiter dans une zone mal reliée à internet (15% des personnes concernées, 20% dans les petites agglomérations). Un manque de connexion qui pourrait se révéler un frein à ces évolutions
