Comment stimuler l'intelligence collective à distance
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Basée sur le partage des compétences et connaissances dans un but commun, l’intelligence collective permet de faire émerger la créativité et l’innovation. Une pratique délicate à mettre en œuvre quand les équipes sont en télétravail longue durée. Comment réussir vos ateliers en formats hybrides ou à distance ? Nos conseils pour y parvenir
Bien définir l'objectif
Avant toute chose, définir un objectif commun. Qu’il s’agisse de générer des idées innovantes ou de construire une décision en groupe, plus l’objectif sera précis, mieux il sera compris par l’ensemble. A cela s’ajoute que l’engagement des collaborateurs sera plus grand s’ils en sont à l’origine. Enfin, ayez en tête d’adapter votre ambition, selon qu’il s’agit d’un atelier à distance ou en présentiel. Il sera en effet plus difficile de créer une réflexion collective ou de faire une synthèse de grands groupes à distance.
Soigner la préparation
Pour bien travailler ensemble à distance, la préparation est primordiale. Une invitation claire et précise sécurisera tout le monde. Parmi les informations à y faire figurer : la durée de la réunion, le ou les outils utilisés, ou encore les recommandations matérielles (une bonne connexion, un casque ou des hauts parleurs qui fonctionnent). En outre, transmettre un contact en amont en cas de problème technique fera gagner du temps à tout le monde. Un autre bon conseil est d’accueillir les participants un peu avant le début de l’atelier pour s’assurer que tout fonctionne.
Définir les modes de communication
Chaque membre doit être encouragé à apporter sa contribution. Le manager devra ainsi veiller à ce que chaque collaborateur prenne part aux échanges. Un code de bonne conduite pourra être défini au départ entre les membres de l’équipe. Préciser les règles de prise de parole, donner des consignes claires, sont autant de bonnes pratiques qui faciliteront la fluidité de la communication. Enfin, définir une grammaire gestuelle est une bonne manière d’identifier rapidement les besoins des uns et des autres.
Déterminer le rôle de chacun
Ce qui fonctionne en présentiel marche aussi à distance. Il en est ainsi de l’attribution des rôles. A plus forte raison dans un groupe de taille importante, elle permet de gagner en fluidité. C’est aussi une bonne manière de responsabiliser chacun.
Parmi les rôles possibles :
- En plus de l’animateur principal, un co-animateur pourra soutenir l’animateur et gérer les sous groupes.
- Le chat master. C’est lui qui modère les interventions sur le chat et en restitue les questions et commentaires.
- Le distributeur de parole. Il veille à ce que chacun s’exprime de façon équitable et que la communication dans le groupe respecte les règles établies au départ.
- Le scribe. Mémoire du groupe, il retranscrit le contenu des échanges.
Utiliser les outils adaptés à vos besoins
Le kit indispensable d’une réunion en distanciel se compose d’un outil de visio et de chat. La visioconférence permet aux collaborateurs de se voir et de décrypter les expressions de leurs interlocuteurs. Le chat donne la possibilité d’intervenir à l’écrit. En particulier pour les plus timides. Dans une optique de production à plusieurs, les outils de co-construction et de questionnaires encouragent l’interactivité. Enfin, ne négligez pas le présentiel, le langage corporel comptant beaucoup pour faciliter la communication dans le groupe et renforcer la cohésion d’équipe.
Adapter la taille du groupe
A distance, la taille du groupe idéale diffère du présentiel. Celle-ci devra donc être modulée en fonction des objectifs de chaque séquence. Les travaux en petits groupes seront propices à la réflexion collective et à un échange à taille humaine. Les travaux en grands groupes seront plus adaptés aux synthèses et aux partages de réflexion.
Limiter la durée des ateliers
L’attention des participants est beaucoup plus faible à distance. En cause, l’absence d’interactions directes entre les participants ou l’environnement de travail de chacun. A distance, entre la sonnerie qui retentit ou la machine à laver qui essore, il est plus difficile de se concentrer. Un facteur à prendre en compte dans le timing des ateliers dont la durée idéale est d’1h30. Le tout entrecoupé de pauses toutes les 45 minutes, le temps pour chacun de s’extraire quelques minutes de son écran et revenir plus concentré.
Varier les registres
Alterner les séquences de travail est une des clés pour maintenir l’attention du groupe. Temps d’inspiration pour nourrir la réflexion collective. Temps de collaboration pour mettre en application les apprentissages. Temps d’échanges pour partager. Temps de restitution, enfin, pour présenter les résultats de la session de travail. En appui de ces changements d’activités, l’usage des techniques de relance théâtrale ou l’introduction d’activités insolites (murder party, improvisation…) peuvent constituer de précieux leviers pour relancer l’intérêt.
