Comment le flex-office peut-il favoriser le lien social ?
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Avec la crise sanitaire et le recours intensif au télétravail, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à envisager d’évoluer vers un environnement de travail flexible. Rencontre avec Ghislain Grimm, Fondateur et associé de workINprogress, expert du Design de l’expérience employé, qui nous explique comment concilier flex-office et maintien du lien social et du collectif.
Quelles sont les problématiques de vos clients ?
workINprogress a été créée il y a 5 ans. Notre activité repose sur le design de l’expérience collaborateur. Concrètement, nous accompagnons des grands groupes dans la mutation de leur environnement de travail, dans le cadre de la refonte de leurs sièges sociaux. Une transformation qui implique pour les entreprises de mieux coordonner les moyens physiques, technologiques ou services mis à disposition des collaborateurs.
Et comment travaillez-vous avec eux ?
Quand une entreprise décide de faire évoluer son siège social, elle se rend compte de la nécessité d’impliquer l’ensemble des collaborateurs dès la conception du projet. Nous les accompagnons dans la mutation du travail à toutes les étapes (cadrage, lancement du projet, définition du cahier des charges avec les salariés, test des solutions envisagées), dans une démarche test and learn. Pour ce faire, nous nous appliquons à impliquer les salariés, de façon à identifier de quoi ils ont vraiment besoin au quotidien. Il n’y a pas de recette toute prête. Par définition, un environnement basé sur les activités des collaborateurs est élaboré sur mesure.
workINprogress se compose d’une dizaine de consultants et nous travaillons essentiellement avec des grands groupes comme Eiffage, Pernod Ricard, LVMH, sur des accompagnements ciblés et des projets au long cours, qui s’étendent sur plusieurs années.
Comment le flex-office peut-il favoriser le lien social, selon vous ?
La période de télétravail forcée a remis au centre des préoccupations les sujets du lieu et du sens du travail. Le Flex office questionne en particulier la nécessité de se rendre au bureau. Qu’entend-on par travail ? S’agit-il uniquement de produire ou de permettre l’échange pour créer de l’innovation ?
Pour favoriser une meilleure dynamique de partage, l’entreprise doit d’abord être capable d’adopter une culture du management moins contrôlante. Après la crise, on constatera que les gens viennent moins au bureau pour produire, et davantage pour créer de la valeur collaborative. Le flex office permettra le lien social s’il est conçu comme une réallocation des surfaces autour de la rencontre, de l’efficacité collective et non comme une simple optimisation d’un open space. On préfère d’ailleurs parler dans ce cas d’espaces par activités ou espaces dynamiques, plutôt que de flex-office.
Comment maintenir le collectif dans un environnement flexible ?
Le management de proximité occupe un rôle central. Les salariés aspirent à davantage d’autonomie et le manager doit adopter une posture d’animateur capable d’établir un contrat avec son équipe pour gagner en efficacité.
Des outils doivent également être mis en place pour rendre les sièges sociaux plus vivants. C’est le cas chez Blablacar, qui organise des événements comme le BlaBlaTalk une fois par semaine, sous la houlette du Culture Captain, porte parole de la culture d’entreprise.
Quels sont les retours d’expérience de vos clients sur le flex office ?
Les entreprises qui réussissent cette transformation ont pris le temps de l’appréhender. Passé le premier “effet waouh “, il est nécessaire de prévoir une période d’adaptation et d’ajustements d’au moins six mois. Enfin, il est indispensable d’investir dans des moyens, notamment technologiques et de ne pas se contenter de réaliser des économies de surface.
Globalement, les entreprises qui obtiennent des bons résultats s’inscrivent dans une démarche collaborative. C’est le cas chez L’Oréal qui possède une culture de l’innovation très forte ou chez FDJ qui travaille beaucoup en mode projet et sur l’innovation. Cependant, même au sein de ce type d’entreprises, toutes les activités ne s’y prêtent pas et environ un tiers des métiers ne sont pas télétravaillables.
Quelles tendances se dessinent pour les environnements de travail ?
Plus de la moitié des grands projets de réaménagement ou de déménagement des sièges sociaux en France explorent les environnements de travail flexibles. C’est là une opportunité de se défaire du référentiel de travail que nous connaissons pour recréer un environnement centré sur les usages (Activity based Working). On pourrait même aller plus loin et imaginer que l’environnement flexible correspond à un écosystème de lieux de travail : à la maison, dans des coworkings, ou dans un réseau de coworkings privatifs, pour demain travailler encore beaucoup plus en réseau.
