Comment éviter la réunionite à distance ?

réunion d'équipe

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Dans le monde d’avant, le risque de réunionite n’était jamais très loin. Qu’en est-il dans le monde semi-confiné d’aujourd’hui ? D’un côté, il est plus nécessaire que jamais de garder le lien avec ses collègues, ses équipes, son management. De l’autre, une grande zoom fatigue s’installe. Les e-apéros du début ont perdu de leur fraîcheur et les visioconférences sont de plus en plus pesantes. Trouver le bon équilibre fait partie de l’expérience collaborateur tant recherchée par les employeurs. 

Des contacts réguliers pour garder le lien

Dans son étude « La Santé au Travail à l’épreuve du Covid » d’octobre 2020, Malakoff Humanis décrypte l’impact de la crise sur la santé des salariés du secteur privé. Malgré tous ses avantages, le télétravail peut aussi avoir un impact négatif sur les collaborateurs : « l’isolement professionnel a été ressenti plus fortement pendant la crise par unsalarié sur cinq », souligne l’étude. 
Pour éviter que les rapports sociaux ne se dégradent, fragilisant la santé mentale des collaborateurs, des points réguliers sont les bienvenus. Tout plutôt que laisser le sentiment d’isolement s’installer. Les réunions d’équipes alternent avec des appels bilatéraux, les discussions formelles avec des conversations plus informelles. 

Même en ligne, attention à la réunionite

Maintenir le lien social ne doit cependant pas se faire au détriment d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. « 40% des salariés ont vu leur rythme de travail s’accélérer, 33% ont eu un travail plus intense, 22% ont subi une surcharge de travail, et 23% ont estimé que leur travail empiétait sur leur vie personnelle », dévoile le rapport Malakoff Humanis.

Prendre des nouvelles ne doit donc pas empiéter sur les temps de repos, et animer son équipe à distance ne doit pas dégénérer en réunionite. Les points, réguliers si possible, doivent être justifiés. Un ordre du jour précis permettra de les utiliser à bon escient, pour faire avancer un projet ou maintenir bien huilés les rouages de l’organisation.

Des solutions technologiques pour valoriser le collectif

« Nous ne pensons pas que le bureau est mort, mais il devient de plus en plus un état d’esprit, porté par des technologies », commente Mark Curtis dans le rapport Trends 2021 de Fjord (Accenture). Google Hangouts, Houseparty, Skype, Teams, Webex, Zoom… les solutions ne manquent pas.  
Mais sur écran, tout finit par se ressembler, par lasser. « Les entreprises vont devoir imaginer des contenus et des modes d’interaction véritablement différents et différenciants, en (ré)injectant de l’enthousiasme, de la joie et du hasard dans les interactions virtuelles », ajouteMark Curtis. Les politiques américains montrent la voie, comme Joe Biden sur Animal Crossing et Alexandria Ocasio-Cortez sur Twitch. 

Recourir aux médias sociaux ne peut cependant convenir à tous les types de réunion. Quand un manager veut susciter des interactions ou organiser un brainstorming, il peut faire appel à des solutions spécialisées, telles que Fluidity. La startup a développé une application pour « faire avancer le collectif, même à distance, avec un coup de pouce de l’intelligence artificielle ».  
Son principe est simple : « valoriser l’intégralité des feedbacks et toutes les bonnes idées disponibles », explique Stéphane Rémy, cofondateur de Fluidity. « Nos clients, managers et pilotes de la transformation gagnent du temps pour engager mieux et plus souvent leurs équipes distantes, sans se noyer ». 

Un peu d’attention : rien ne remplace l’humain

Quelle que soit la solution retenue, les réunions doivent être bien dosées – ni trop espacées, ni trop fréquentes. Elles doivent surtout être de qualité, et encourager la participation de chacun.

A ce titre, certaines études pointent la difficulté qu’ont parfois les femmes à être entendues, surtout en ligne. « Un nombre croissant de recherches montrent que le travail à domicile n’a pas rendu les réunions plus égalitaitres », indique un article du Forum économique mondial« Près de la moitié (45 %) des cheffes d’entreprise américaines interrogées en septembre ont déclaré qu’il était difficile pour les femmes de s’exprimer lors de réunions virtuelles, et une femme sur cinq a le sentiment d’avoir été ignorée lors de ces appels ». 

Même dans les milieux les mieux intentionnés, « les femmes sont systématiquement considérées comme dotées de moins d’autorité », déclare dans l’article Jessica Preece, professeure associée en sciences politiques, Brigham Young University (BYU). « Leur influence est systématiquement plus faible. Elles parlent moins. Et lorsqu’elles s’expriment, on ne les écoute pas autant et on les interrompt davantage ». Sur Zoom comme dans une salle de réunion, il est bon de veiller à ce que chacun et chacune puisse prendre la parole. 

La solution ? Créer un environnement dans lequel les femmes peuvent aussi se montrer influentes, grâce à une modération équitable. Une compétence qui ne peut que faire partie de la panoplie de soft skills du manager à distance. 

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