9 conseils pour bien gérer son temps au travail
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Booster sa productivité, être moins stressé, profiter de son temps libre, les avantages d’une meilleure gestion du temps sont innombrables. Nos conseils pour mieux gérer votre planning et gagner en efficacité.
S’organiser
Pour gérer son temps, rien de tel que la rigueur. Espace de travail bien rangé, dossiers d’ordinateur accessibles, tâches correctement planifiées … Savoir où les choses se trouvent et ce qu’on a à faire sont autant de facteurs qui permettent de travailler plus efficacement.
Organiser son temps
Mark Twain aurait dit : si on doit avaler une grenouille, mieux vaut le faire en priorité le matin. Une citation dont s’est inspiré Brian Tracy, spécialiste en développement personnel pour mettre au point une méthode de gestion du temps qu’il explique dans son ouvrage Avalez le crapaud. Concrètement ? Il s’agit de s’attaquer à la tâche la plus pénible et la plus importante en premier, chaque matin. Autrement dit organiser son temps et concentrer ses efforts prioritaires sur les tâches cruciales que vous risquez le plus de reporter au lendemain.
Se fixer des priorités
Une bonne gestion du temps requiert de savoir gérer ses priorités, distinguer ce qui est «urgent» de ce qui est «important». La méthode de la matrice d’Eisenhower, que l’on doit au 34ème président des Etats-Unis, vise à mieux prioriser les tâches et hiérarchiser ses priorités.
Les tâches à accomplir sont classées dans une matrice à double entrée selon leur degré d’urgence et/ou d’importance. L’urgent correspond à ce qui vous expose à un danger imminent. L’important est ce qui relève de vos objectifs et de votre mission.
Elles se divisent alors en tâches urgentes et importantes, importantes mais pas urgentes, pas importantes mais urgentes, pas importantes et pas urgentes. On traitera en priorité les tâches urgentes et importantes. Avant de planifier les tâches importantes et non urgentes. Les tâches non importantes et non urgentes pourront être remises à plus tard.
Faire une tâche à la fois
Contrairement au mythe de l’efficacité du multitasking, notre cerveau n’est pas programmé pour accomplir plusieurs tâches en même temps. Un constat partagé par les scientifiques. Selon Earl Miller, neurologue au Massachusetts Institute of Technology (MIT), notre cerveau ne sait faire qu’une seule chose à la fois. On veillera donc à se concentrer sur une seule tâche et à ne s’attaquer à la suivante que lorsque la première est terminée.
Déconnecter
Entre les appels, les mails, ou les sollicitations diverses, difficile de rester concentré sur une tâche au cours d’une journée. « Moins on envoie de mails, plus on est productif », c’est ce qu’explique le journaliste du New York Times Charles Duhigg dans son ouvrage Smarter Faster Better publié en 2016. Isolez-vous, désactivez les notifications ou passez votre téléphone en mode silence. Vous pouvez aussi prévenir vos collaborateurs que vous n’êtes pas disponible pendant une plage de temps donnée. Bien souvent, les urgences peuvent attendre que vous ayez terminé ce que vous avez commencé.
Alternez les tâches
Une fois que vous avez planifié les tâches les plus urgentes, accordez-vous du temps pour des activités moins pénibles. Par exemple, en vous concentrant sur une tâche qui vous plaît quand vous venez de terminer quelque chose de fastidieux. L’occasion de relâcher la pression momentanément. Pour être plus efficace ensuite.
S'accorder des temps de pause
Sortir faire un tour, faire du sport, prendre le temps d’un déjeuner entre collègues… Le calme et la concentration font souvent bon ménage. En vous accordant des moments off dans votre journée de travail, vous serez d’autant plus concentrés avec un peu de recul.
Prévoir l’imprévu
Aucune journée ne se passe sans imprévus. Pour les tenants de cette méthode, les journées se décomposent en trois types d’activités. Les activités dites solides, incontournables et répétitives, dont la planification est rigide. Les activités liquides, qui peuvent se glisser à différents moments de la journée, dont la planification peut-être flexible. Enfin, les activités dites gazeuses, imprévisibles, qui ne sont pas panifiables. Pour en tenir compte, on veillera à laisser suffisamment de marge dans son agenda pour être en mesure de les anticiper.
Anticiper la journée du lendemain
Les journées se succèdent à un rythme effréné. Bien souvent, elles se terminent avec une liste de tâches non achevées et le lot de stress que cela engendre. Un bon moyen de gagner du temps est de consacrer les dernières minutes de sa journée à préparer la suivante. Quelles sont les choses que je n’ai pas faites aujourd’hui et qui vont être prioritaires en arrivant le lendemain ? A quel moment vais-je m’y consacrer et de combien de temps aurai-je besoin ? Une fois ces ajustements mis en place, vous serez en mesure d’aborder la journée du lendemain plus sereinement.
